どうも。サラリーマン複業ブロガーのジョーです。今日は【仕事の生産性を10倍高める方法】について書いていきます。
その前にちょっと僕の話をしておくと、僕は特に才能もない超凡人の社会人でした。普通の大学を出て、そこそこ有名な企業に新入社員として入社。入社当初は自分の力のなさに失望し、それから紆余曲折し現在は別の某大手に勤務しながら複業サラリーマンをしているのですが、そんな才能のない人だったので、特に最初の会社に入社したての頃は苦労しました。
それでも、とにかくできる人のやり方を盗んだり、本を読んでその内容を実践したりした結果、以下のようなことは何とか達成してきました。
- 営業で社内MVPを取る
- 英語で仕事やプレゼンができるようになる
- 20代中盤で海外オフィスに出向し、外国人のマネジメントに携わる
- 個人の複業で、Webだけで月10万円以上稼ぐ
いろいろな本を読んだり、うまくいっている先輩のやり方を盗んで試行錯誤した結果、上記のような成果を出せたわけですが、実際こんな結果を出せる人は世の中にたくさんいると思います。
その中で僕が意識したのは「生産性」でした。「時間や労力をかけて達成しても意味がない。どれだけ少ない時間や期間で成果を出せるか？」ここをいつも意識していました。
実際、営業でMVPを取れたのも数ヶ月でしたし、複業で月10万円稼いだのもスタートして半年くらいでした。周囲が月40時間残業している中、僕は残業も月10時間未満で、0時間の月も結構ありました。なので、やり方は間違ってなかったなといま振り返ると思います。
どれだけ少ない時間や労力で、最大の効果を得られるか？
これがすごく大事だと思います。極限まで生産性を高めるために、僕がやってきたことを、7つのステップ形式で書いていきます。
Contents
仕事の生産性を圧倒的に高める7つの方法
早速、僕自身が今まで、仕事の生産性を上げるために取り組んできたことを、1〜7までのステップ形式で解説していきます。
1. 自分の仕事を全部書き出してみる
まずは自分がやっている仕事を全て書き出してみましょう。
書くものは何でも良いです。紙でも良いし、Evernoteでも良い。とにかく全部書き出してみましょう。僕の場合は紙にガーッと書き出していました。たった5分しかかかっていない仕事も全部書き出します。
この時、やっている仕事の横に所要時間も書いておくことがポイントです。後のステップでこの所要時間を使います。
ちなみに僕は紙に書き出すとき、ゼロ秒思考という本のやり方を真似していました。毎日10分のトレーニングで、信じられないほど思考スピードと質が上がりますのでおすすめです。読んだことない人は是非。
2. 80対20の法則で、仕事を2つに分ける
紙に仕事を全部書き出したら、次は仕事の分類をしましょう。
あなたは「80対20の法則」を知っていますか？これは「全体の80%の仕事が成果の20%を生み、全体の20%の仕事が成果の80%を生む」というものです。
つまり、僕たちが普段やっているほとんどの仕事は成果につながっていない仕事ということです。この法則を初めて知った時、僕は衝撃を受けました。なので、僕はすぐさま80対20の法則を自分の生活に適用してみたんですね。そしたら劇的に効果が出ました。結果は冒頭に挙げた通りです。
さて、ここでは、あなたが普段している仕事に80対20の法則を適用し、あなたがやっている仕事の中で、「本当に成果を生んでいる仕事」を調べましょう。
例えば僕の仕事には次のようなものがありました。
- ◯◯社へのレポート作成 3h/w
- △△社への週1回の定例訪問 2h/w
- 上司への報告書作成 30m/w
- 週一定例、社内会議のアジェンダ作成 30m/w
- 海外スタッフへの指示 1h/w
- メールチェック 5h/d・・・
これ以外にも50以上のタスクがあったんですね。で、それぞれ「本当に成果を生んでいる仕事」と「成果につながっていない仕事」に分けました。
例えば、明らかに無駄なのが「週一定例会議のアジェンダ作成」ですね。そもそも週一で定例社内会議をやっていること自体がナンセンスでした。だって会議をやっている時間そのものは、1円も利益を生んでいないですから。なので、僕はまずこの会議をなくすことを社内で話しました。
◯◯社へのレポート作成については、一見すると必要な仕事に見えます。でも、この◯◯社が寄与していた売り上げは、全体の1%にも入らなかったんですね。それにもかかわらず、僕は一週間に3時間もこの仕事に時間を費やしていました。一週間を40時間だとして、そのうち7.5%です。
時間を7.5%使っているのに、実際の成果は1%未満。こういうものが「成果につながらない仕事」の典型的な例です。これを見極めるため、自分のやっている仕事と、それにかかる所要時間を書き出して分析することが必要なんです。それがここのステップでやることです。
3. 80の成果を生む仕事に注力する
これであなたが本当にやるべき仕事と、実際はやらなくても良い仕事の分類ができましたね。
あなたが次にやることはシンプルです。「80の成果を生む20の仕事に注力すること」です。それこそがあなたが取り組むべき仕事です。
「じゃあ残りの80の仕事はどうすれば良いの？」と思ったなら、残りの80の仕事は、基本的には以下の図に沿って分類していけばOKです。
この分類方法は「週４時間」だけ働く。という何とも革命的な(信じ難い？)タイトルの本に書かれていたエッセンスですが、考え方として凄く的を得ていると思います。
基本的には、残り80%の仕事は一番左下の「捨てる」に持っていくことがベターです。捨てるとは「その仕事を一切やらないこと」。つまり、ここの項目が増えれば増えるほど、あなたの時間を奪っている無駄な仕事はどんどん片付いていきます。
それでも、80%の仕事を全部捨てるというのは、始めは勇気がいるものです。僕もそうでした。だから僕は、いきなり全部捨てるとは言わずに、上記の図のように分類していきました。
- それをやることが楽しいなら、時間を多く取られないなら自分でやる
- それをやることが楽しくなく、かつ利益に繋がらないなら、思い切って捨てる
- それをやることが楽しくないけど、一定の利益は生むなら、自分がやらずに済む方法を考える
こうやって分類していくと、仕事はかなりシンプルになりますよ。
4. 時間を区切る
分類も済みました。次は「時間配分」です。「この仕事はこれくらいかかりそうだな」と目星をつけていき、かけるべき所要時間を書き込んでいきます。
そしてここが重要ですが、「これくらいかかるだろうなぁ」と思った時間の「1/10の時間」を、所要時間として割り当ててください。
「えっ？1/10じゃ終わらないでしょ？？無理だよ？？」と思うかもしれませんが、これが圧倒的な生産性を生むために必要なことだと僕は思っています。
あなたは、重大な締め切りが間近に迫っているとき、強烈な集中力を発揮して追い込みで完成させたという経験はありませんか？夏休みの宿題とか、大学の徹夜の試験勉強とか、何でも良いです。
人って、「時間があればあるほど、生産性が落ちる生き物」なんですよ。1週間の余裕があれば、1週間かけて仕事を終わらせようとする。1週間もあるから、本当は手をつけなくても良い些細なことを気にします。資料のレイアウトとかね。
でも、もし時間が1日しかなければ、「本当に重要なこと」に焦点を当ててやりますよね？レイアウトとかやってる暇ないですよね？
そう。この時間を1/10にするのは、「重要な仕事の中でも、更に本当に重要なことを見極め、それに注力する訓練を積むため」なんです。
最初はたぶんできません。でも、「この限られた時間で、質を保ったまま仕事を終わらせるために必要なことは何か？」これを徹底的に考え、行動を繰り返すことで、生産性は10倍上がります。
普通にやってたら終わりません。もっと仕事を捨てるか、仕事をアウトソーシングしたり仕組み化するとか、そういう工夫が必要になってきます。そこに気づけるかが大事です。
5. スケジューラーに飛ばす
これでやるべき仕事と、その時間配分も決まりましたね。次は上記で決めた時間配分を、あなたのスケジュール帳に書き込みます。
タスクとスケジュールは、連動させて初めて意味を持つと僕は思ってます。タスクリストを作ったは良いけど、結局タスクが残りっぱなしってことよくありませんか？それを防ぐためには、スケジュール帳にあらかじめ組み込んでしまって、その時間になったらとにかくそれを始めることです。
結構無理なスケジュールを最初は組むことになるんで、最初のうちは予備時間を1日の後半に2時間ほどとっておくと良いです。リカバリー用です。
6. スケジュール通りに行動する
決めたスケジュールに沿って行動しましょう。やる気やモチベーションとか考えず、時間になったら時間通りにスタートしましょう。
7. できなかったところを振り返る
最後のステップです。スケジュール通りにできなかったことを1日の終わりに振り返ります。思い出せる範囲で、スケジュール帳の横に、実際かかった時間を書いていき、予定していた時間との乖離を見ていきましょう。
- 何で時間内に終わらなかったか？
- どういう段取りで仕事に望んだか？
- 行動や思考に無駄はなかったか？
- 質を保ちながら時間内に終わらせるために、やるべきことは何か？
これやって1日の仕事の振り返りを行います。これを繰り返すことで、どんどん仕事の生産性は上がっていきますよ。僕はこの生活を徹底してやりました。
以上が、仕事の生産性を10倍高めるために僕がやってきた7つのステップです。
仕事の生産性は誰でも上げられる
仕事の生産性は誰でも上げられると僕は思います。今回紹介したステップ通りにやれば、あなたの生産性は劇的に向上しますよ！
仕事を重要なことに制限すると、仕事時間が短くなる
仕事時間を短くすると、仕事が重要なことに制限される
これは途中で紹介した「週４時間」だけ働く。の著者ティモシーフェリス氏の言葉です。「仕事を重要なことに制限すること」、「そして仕事時間を短くすること」。この2つを意識することこそ、仕事の生産性を上げるキーだと僕は思います。
最後に、社会人であれば、特に本を読むことはおすすめです。本読んでも全然変わらない人もいますが、正しい読書方法を身につければ、読書は投資効果は非常に高いです。才能もない僕が生産性を高めていろいろなことを達成できてきたのは、紛れもなく僕が読書家だったからだと思うんです。
